幾年前，我發現了一個能讓我把效率提高近三倍的簡單方法，在本文中我將分享一些你可以馬上著手進行的非常實用的觀念，并且你不必為之付出比現在更多的努力。 

更好地管理你的時間的首要任務是找出你現在支配時間的方式。使用一個日程表是完成此步驟最有效的方法。僅需嘗試一天，你會立即對你的時間到底去了哪里有了不可思議的洞察。該測量的舉動通常足以把你的無意識習慣提升到意識層面，如此你才有機會仔細檢視并改變它們。 

你可能會驚訝地發現，你花在那些自認為是實質性工作的活動上只占了工作總時間的一小部分。有研究發現上班族每天在實質性工作上平均花費的時間為1.5小時。其余時間都耗在了社交、工間休息、就餐、與工作無關的交流、把文件挪來挪去，及其它許多與工作無關的事情上。全職上班族平均開始工作的時間是上午11點，而下午3點半左右就開始懈怠了。 

我第一次使用日程表時，我一周在辦公室花費了約60個小時，卻只完成了15個小時的實質性工作。即使在技術上看來我的效率已是上班族均值的兩倍，我仍為這個結果懊惱。另外45小時到哪去了？我的日程表清楚地顯示出時間在我無意識的狀態中流失——過分頻繁地檢查郵件、在那些實際上沒有必要的事情上苛求完美、通讀新聞、就餐時間過長、被其實可預防的干擾打斷等等。 

當我察覺自己在辦公室里耗了60個小時，卻只完成了15個小時的實質性工作時，我開始自問一些有趣的問題。我的收入和成就感僅僅來自那15個小時，而不是我在辦公室耗費的所有時間。因此我決定開始記錄我的每日效率比，也即我在實質性工作上耗費的時間除以我在辦公室耗費的總時間。當我發現自己僅利用了25％的時間時這確實令我感覺糟透了。我同時認識到，僅僅延長工作時間是極其愚蠢的。 

用減少總時間推動效率提升 

保持最高效率的同時逐漸增加工作總時間 

使用日程表是確保生產率最佳而不必增加工作時間的明智選擇。不過，日程表必須定期使用，才能產生這些優勢。我每3——6個月用一次日程表，多年來它讓我有了巨大的改變，總是讓我有新的杰出表現。假如太長時間不用日程表，我的生產率就會逐漸下降——因為我又恢復了那些無意識的浪費時間的習慣。你將如我一般，發覺你對生產率的感受與你完成了多少實質性工作密切相關。當你感到自己的生產率比想達到的要低時，就利用日程表來提升你的意識和測量你的效率比，而后優化你的效率，直至生產率恢復如初。